Consejos para conducir reuniones efectivas de trabajo

reuniones efectivas de trabajo

Las reuniones de trabajo son parte fundamental de la actividad de cualquier empresa. Resultan muy útiles para tomar decisiones, mejorar procesos de trabajo, avanzar en proyectos comunes o resolver problemas. Sin embargo, muchas veces su mala organización hace que sean ineficaces y poco productivas, convirtiéndolas en una pérdida de tiempo. Si quieres conducir una reunión con éxito, haciéndola realmente efectiva, no te pierdas estos consejos.

1- Define el objetivo de la reunión y los temas que quieres tratar

Toda reunión debe tener un propósito concreto. Tener un objetivo claro y específico ayudará a que no se termine divagando sobre otros temas. Elabora un orden del día y recoge en él los temas que quieres tratar. Esto te permitirá acotar y centrar el debate, ajustando los tiempos y, por tanto, incrementar la productividad de la reunión.

2- Avisa a tu equipo

Una vez que tengas claro el contenido, recoge en un documento todos los datos relevantes para la reunión y envíaselo con tiempo a todos aquellos que participarán en el encuentro junto con la hora y la fecha elegida. De esta manera, sabrán de antemano qué temas se van a tratar y podrán preparar su aportación y sus propuestas.

3- Convoca a una hora adecuada

Hay momentos en el día y durante la semana que te ayudarán a que la reunión sea más efectiva. Primera hora de la mañana, antes de empezar la jornada laboral, puede ser un buen momento. Eso sí, quizás el lunes no sea el mejor día, ya que puedes exponerte a que los asistentes estén más pendientes del fin de semana que acaba de pasar que de la reunión. Evita convocar también a última hora de la jornada o el último día de la semana, ya que muchos estarán pensando más en que termine para irse a casa que en tratar los temas con interés. Después de comer tampoco es buen momento, y es que la capacidad de atención se puede resentir por la digestión.

4- Elige bien a los asistentes

¿Cuántas veces has asistido a una reunión y cuando estabas allí te has preguntado qué hacías ahí? Convoca solo al personal implicado en los temas que se van a tratar, te garantizarás que esté motivado. En cuanto al número, evita las reuniones multitudinarias. La cifra ideal es entre tres y ocho personas.

5- Prepárate para la reunión con antelación

No dejes todo para última hora. Si quieres asegurarte el éxito en el encuentro, es necesario que tengas todo planificado con anterioridad. Prepara tu presentación y todo el material, así como la documentación que necesites relacionada con el contenido de la convocatoria. Ese trabajo previo te será de gran utilidad.

6- Empieza la reunión en el horario previsto

No la retrases por los impuntuales. Empezar a la hora acordada te permitirá analizar y discutir los temas propuestos en el tiempo previsto y que la reunión no se alargue mucho (los expertos recomiendan que no duren más de una hora). Si alguien se incorpora más tarde, no cometas el error de repetir o resumir lo tratado hasta ese momento, será el participante impuntual el que tenga que enterarse por sus propios medios de lo hablado hasta entonces.

7- Gestiona bien los tiempos

Una reunión de trabajo efectiva debe ser tan corta como sea posible. Para ello, es recomendable que asignes un tiempo máximo de debate a cada uno de los temas que se tratarán y que el contenido de la reunión se centre en esos puntos, procurando encauzar la reunión si ves que, en algún momento, se va por otros derroteros.

8- Invita a la participación

Que la reunión sea dinámica, rápida y efectiva dependerá en gran medida de quién se encargue de conducirla. En este sentido, deberás mostrar liderazgo y seguridad en ti mismo, pero sin caer en un exceso de protagonismo ni en un monólogo. El objetivo de una reunión es abordar un tema concreto desde un plano lo más completo posible, para lo cual, cuantos más puntos de vista y más opiniones tengas, mejor. De ahí que, para que una reunión sea efectiva, la participación de los asistentes en la misma sea clave. Favorece el debate constructivo y las opiniones críticas. Pero seguro que entre los asistentes hay diferentes perfiles. Para dirigir una reunión de trabajo efectiva, te tocará limitar la capacidad de actuación de aquellos que quieren dominar la conversación al tiempo que darle voz y confianza a aquellos que intentan pasar desapercibidos.

9- Recapitula los temas principales

Utiliza los últimos minutos del encuentro para resumir los principales temas que hayan surgido. Es importante que al final de la reunión todos los participantes tengan una visión clara, que estén alineados y que cada uno tenga asignadas sus prioridades y sus funciones. De esta manera, tendrán la sensación de que la reunión ha merecido la pena.

10- Distribuye las conclusiones

Redacta un pequeño informe con un resumen de los puntos tratados, de las conclusiones a las que se ha llegado y de las próximas actuaciones que se pondrán en marcha en esta línea. Envíalo a todos los asistentes. Es una manera de conseguir que todos se sientan copartícipes.

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