Consejos para gestionar tu correo corporativo

CORREO CORPORATIVO

Ni en la máquina de café, ni de charla con los compañeros de trabajo… ¿sabías que la tarea en la que más tiempo perdemos en la oficina es leyendo el email? En muchos casos, la bandeja de entrada se llena de tantos mensajes que es imposible dar salida a todos y, si no se prioriza y se establecen unas rutinas, gestionar el correo corporativo llega a convertirse en una tarea ciertamente tediosa.

Para que seas capaz de optimizar tu tiempo y gestiones tu correo corporativo de manera eficiente, te vamos a proporcionar unos consejos que te ayudarán considerablemente. No los pierdas de vista.

Cómo gestionar tu correo corporativo

  • Establece unas horas determinadas al día para entrar a leer tus mensajes.
  • Prioriza la lectura de los correos más importantes.
  • Sé claro y conciso a la hora de redactar tus mensajes.
  • Redacta siempre un asunto representativo del contenido del correo.
  • Evita adjuntar muchos archivos.
  • Organiza tu correo por carpetas y subcarpetas para tener tu correo bien categorizado y optimizar la búsqueda y la lectura de mensajes.
  • Corta de raíz los mensajes spam bloqueando directamente a los remitentes no deseados para no tener que volver a lidiar con ellos.

Planifícate

Gestionar el correo corporativo debe ser considerado una tarea diaria, a la que se han de dedicar obligatoriamente unos minutos, porque no es operativo estar todo el rato mirando la bandeja de entrada. Hacerlo es algo común, pero si mientras estás desarrollando otra labor y paras para ir a comprobar el correo, posiblemente pierdas tiempo y concentración. Lo mejor es establecer unas horas del día de “consulta” y “limpieza” de emails e ignorarlo el resto del tiempo.

Lo importante, primero

Si no tienes mucho tiempo, selecciona los correos de mayor importancia y trata de darles salida antes que al resto. Es fundamental en esta tarea prestar atención tanto al remitente como al “asunto” y encontrar rápidamente los puntos importantes del contenido para centrar tu lectura en ellos.

Piensa en esto también cuando redactes un email y ponle las cosas fáciles al receptor: piensa que posiblemente tampoco estará sobrado de tiempo, así que sé muy claro en el asunto que escribas. Lo mejor es ir directo al grano y concretar el objetivo del mensaje en unas pocas palabras. En el cuerpo de texto, estructura las ideas por puntos y de forma concreta.

CORREO CORPORATIVO GESTION

Adjuntos, presentaciones, imágenes…

Trata de incluir cuanto menos archivos en tus correos, precisamente para hacer más fácil y rápida la lectura al remitente. Al gestionar tu correo corporativo, conserva únicamente los adjuntos que consideres más necesarios en el disco duro de tu ordenador y elimina el resto.

Archivo

Durante esos minutos dedicados al correo, trata de optimizar tu tiempo eliminando correos que no vayas a utilizar ya y ordenando los que sí quieras conservar, organizándolos por carpetas y subcarpetas. Tener todo bien categorizado es clave a la hora de gestionar tus correos corporativos porque facilita mucho las cosas cuando tengas que buscar un email enviado o recibidos hace meses.

Spam

No hay nada más molesto que ver cómo tu bandeja de entrada se llena de correos no deseados y mensajes promocionales. Actúa de manera activa contra el spam y marca como “remitente bloqueado” todo mensaje que sea indeseado. Así, evitarás perder tiempo de nuevo con emails de este tipo. También se puede activar un filtro antispam específico en el servidor de correo de la compañía, algo que deberá hacer el equipo técnico de la empresa en la que trabajes.